Litt overordnet forklart handler det om dette: En bedrift som er omfattet skal blant annet gjøre en kartlegging av risiko for om deres virksomhet har en negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og arbeidsforhold. Ikke alle virksomheter vil ha virksomhet som er eksponert for forretningsførsel eller myndigheter som utgjør en risiko mot grunnleggende menneskerettigheter eventuelt ha svært liten påvirkningskraft på forholdene. Det fritar ikke for plikten til kartlegging, men får betydning på om eller hvilke forhold virksomheten i en eller annen grad kan bidra til å endre. For andre vil kartleggingen og den såkalte aktsomhetsvurderingen innebære et grundigere og regelmessig arbeid for å overholde pliktene etter åpenhetsloven.
Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Virksomheten som har identifisert denne type forhold kan blant bruke sin påvirkningsmulighet ovenfor egen leverandørkjeden eller forretningsforbindelser til å endre forhold som representerer et brudd på de grunnleggende menneskerettigheter. Det kan være å iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense kartlagte negative konsekvenser. Det er virksomheten som eventuelt velger hvilke forhold som skal prioriteres og gjøres i arbeidet. Hva arbeidet har gått ut på skal overordnet forklares i en årlig redegjørelse. Redegjørelsen skal være forankret og signert av styret. Selve loven og mer presist innhold av pliktene finner du her.
Forbrukertilsynet anbefaler virksomheter å starte med følgende punkter:
1. Forankre ansvarlighet i styret
Det må forankres i styret at virksomheten skal overholde pliktene etter åpenhetsloven. Styret bør vedta en plan for hvordan virksomheten skal utføre aktsomhetsvurderinger, og planen må omfatte leverandørkjeder og forretningsforbindelser. Det må også besluttes at virksomheten skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene i henhold til lovens retningslinjer, samt at virksomheten skal overholde informasjonsplikten. Det er viktig at ansvaret for å gjennomføre planene blir tydelig plassert i virksomheten. Redegjørelsen for aktsomhetsvurderinger skal første gang publiseres innen 30. juni 2023, ett år etter loven trer i kraft.
2. Retningslinjer og bedriftskultur
Det bør etableres retningslinjer for hvordan virksomheten skal jobbe med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Eksisterende retningslinjer må oppdateres i tråd med åpenhetslovens krav. Dette omfatter retningslinjer for krav til leverandører og forretningsforbindelser. Retningslinjene bør kommuniseres internt i hele virksomheten, og bli en del av bedriftskulturen.
3. System for håndtering av informasjonsplikten
Det må etableres systemer for håndtering av henvendelser om informasjon fra enhver som ber om det. Husk at informasjonsplikten trer i kraft allerede fra 1. juli 2022. Virksomheten må derfor kunne ta imot skriftlige forespørsler om informasjon, fordele ansvaret for behandling av forespørsler, og svare på henvendelser innen fristen på tre uker.
4. Kartlegging
For å oppfylle kravene til aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven, må virksomheten ikke bare ha oversikt over forhold internt i sin egen virksomhet, men også oversikt over alle sine leverandørkjeder og andre forretningsforbindelser. Kartlegging kan ta tid, så det er ingen grunn til å vente.
5. Risikoanalyse
Når arbeidet med kartlegging er utført kan jobben med å danne et risikobilde begynne. Det må foretas en analyse av hvor stor risiko det foreligger for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i de ulike delene av virksomheten internt, i leverandørkjedene og overfor øvrige forretningsforbindelser. Ved å analysere risiko kan virksomheten foreta prioriteringer av de områdene der risikoen er størst, og begynne det videre arbeidet med aktsomhetsvurderinger innenfor disse områdene.
Kom du i gang sent?
Loven har allerede virket et år og fra 1. juni 2023 hadde bedrifter frist til å redegjøre på sine nettsider om hvordan de følger loven. Redegjørelsen er et synlig bevis utad for at bedriften har gjort noe av det arbeidet som kreves. Men er den god nok og har den god forankring i det arbeidet som virksomheten har eller skulle ha gjort? Om bedriften din likevel ikke har gjort alt som kreves, så er det i dette tilfellet bedre sent enn aldri. En forsømmelse kan få et annet utfall om bedriften gjør sitt beste for å rette opp, samt forbedre arbeidet med å følge opp lovens krav.
I motsetning til da loven startet å gjelde, har veiledningen om hvordan komme i gang med arbeidet - og en del usikkerhet om forståelsen av kravene, blitt utbedret. Se gjerne våre nettsider på Arbinn for eventuelle verktøy til å gjennomføre forberedelsene og Forbrukertilsynets veiledning om Åpenhetsloven. Medlemmer kan også ta en prat med advokat Henrik Bjørge om de ønsker råd for oppfølgning av lovverket.
Hvem gjelder loven for?
Åpenhetsloven gjelder i hovedsak for disse foretakene, hvis det på balansedagen overskrider grensene for to av følgende tre vilkår:
1. Salgsinntekt på 70 millioner
2. Balansesum på 35 millioner
3. Har i gjennomsnittet ansatt 50 årsverk i regnskapsåret.
Offentlige kontrakter: En del offentlige instanser setter også som kontraktskrav at det skal foreligge et slikt arbeid, selv om virksomheten ikke er omfattet av loven. I de mer enkle former, vil det være kurant krav. Men det kan være offentlige oppdragsgivere som både er svært uklare av hva som kreves, har avvikende tolkninger fra lovens krav på gjennomføring av pliktene eller krever bestemte handlinger som overgår proporsjonalitetskravene i anskaffelsesregelverket. I så måte er det grunn til å følge opp ovenfor offentlige innkjøpere om hva de mener før tilbudslevering og i noen tilfeller også peke på at det ligger utenfor anskaffelsesregelverkets prinsipper om klarhetskrav og proporsjonalitet. I særdeleshet når pliktene også er koblet opp mot sanksjonsbestemmelser av ulik karakter.
