Fem grep som gir bedre virksomhetsstyring

Små og mellomstore bedrifter står i en hverdag med høyt tempo, økte krav og behov for raske, men gode beslutninger. Mange virksomheter har dyktige eiere, ledere og medarbeidere, men opplever samtidig at det kan være krevende å ha god nok oversikt, tydelige prioriteringer og riktig beslutningsgrunnlag i en travel hverdag.

Det er bakgrunnen for konseptet Styrket Bedrift.

Gjennom samarbeidet mellom NHOSH og Aider ønsker partene å bidra til at medlemsbedrifter får tilgang til praktisk kunnskap, relevante verktøy og faglig påfyll innen regnskap, virksomhetsstyring og styrekompetanse.

En styrket bedrift kjennetegnes av at flere viktige områder virker godt sammen: strategi gir retning, virksomhetsstyring gir kontroll, regnskap og nøkkeltall gir innsikt, ledelse skaper gjennomføring, kompetanse gir utviklingsevne og styrearbeid styrker beslutninger og langsiktig verdiskaping.

Når disse områdene henger sammen, står virksomheten bedre rustet til å håndtere utfordringer, gripe muligheter og skape lønnsom utvikling over tid.

God virksomhetsstyring handler derfor ikke om mer byråkrati. Det handler om å skape bedre oversikt, bedre prioriteringer og bedre beslutninger.

Her er fem grep som kan styrke virksomhetsstyringen i små og mellomstore bedrifter.

1. Bruk regnskapet som styringsverktøy

Mange virksomheter bruker regnskapet først og fremst til rapportering i etterkant. Da mister man mye av verdien som ligger i tallene.

Regnskapet bør brukes aktivt til å forstå utviklingen i virksomheten. Hvordan utvikler inntektene seg? Hvor er marginene presset? Hvilke kostnader øker? Hvordan påvirkes likviditeten? Og hvilke tiltak bør settes inn før utfordringene blir for store?

Når regnskapet brukes som styringsverktøy, får ledelsen og styret et bedre grunnlag for å prioritere, justere kursen og ta beslutninger i tide.

Det viktigste er ikke å ha flest mulig rapporter, men å ha de riktige rapportene – og bruke dem aktivt.

2. Følg med på nøkkeltallene som faktisk betyr noe

Alle virksomheter har tall, men ikke alle har god styringsinformasjon.

Et viktig grep er å definere noen få nøkkeltall som sier noe om hvordan virksomheten faktisk utvikler seg. Det kan være omsetning, bruttofortjeneste, marginer, lønnskostnader, ordreinngang, likviditet, sykefravær, kundetilfredshet eller andre forhold som er viktige for virksomhetens lønnsomhet og utvikling.

Poenget er å følge med på de tallene som gir innsikt og utløser handling.

Gode nøkkeltall skal hjelpe virksomheten med å svare på tre spørsmål:

• Hvordan ligger vi an?
• Hva bør vi være bekymret for?
• Hva bør vi gjøre nå?

Når nøkkeltallene følges opp jevnlig, blir det lettere å oppdage utviklingstrekk tidlig og gjøre nødvendige justeringer.

3. Koble strategi, drift og økonomi tettere sammen

Strategi blir ofte for overordnet, mens drift ofte blir for kortsiktig. God virksomhetsstyring handler om å koble disse områdene bedre sammen.

Strategien gir retning for hva virksomheten skal prioritere. Driften viser om virksomheten faktisk beveger seg i riktig retning. Økonomien viser om utviklingen er bærekraftig og lønnsom.

Når strategi, drift og økonomi ses i sammenheng, blir det enklere å ta bedre beslutninger.

Det handler blant annet om å stille spørsmål som:

• Hvilke mål er viktigst for oss nå?
• Hvilke aktiviteter bidrar mest til lønnsomhet?
• Bruker vi tid og ressurser på det som faktisk skaper verdi?
• Har vi økonomisk kontroll på det vi ønsker å gjennomføre?
• Må vi justere kursen?

En styrket bedrift har ikke bare en plan. Den har en retning, følger utviklingen og justerer underveis.

4. Skap en fast rytme for oppfølging

God virksomhetsstyring krever rytme.

Det betyr at virksomheten bør ha faste møteplasser og rutiner for å følge opp økonomi, drift, risiko, tiltak og prioriteringer. Dette trenger ikke være komplisert. For mange SMB-bedrifter kan en enkel månedlig gjennomgang være nok til å skape betydelig bedre kontroll.

En slik gjennomgang kan for eksempel inneholde:

• økonomisk status
• utvikling i nøkkeltall
• likviditet og forventet kontantstrøm
• status på viktige tiltak
• risikoer og utfordringer
• beslutninger som må tas
• prioriteringer for neste periode

Når oppfølgingen skjer jevnlig, blir styringen mer proaktiv. Virksomheten slipper i større grad å styre etter magefølelse, tilfeldigheter eller problemer som allerede har vokst seg store.

5. Bruk styret som en aktiv ressurs

I mange SMB-bedrifter brukes styret for lite aktivt. Styret blir ofte en formell funksjon, i stedet for en ressurs som kan bidra til bedre beslutninger, bedre kontroll og langsiktig verdiskaping.

Et godt styre kan bidra med struktur, erfaring, spørsmål og prioriteringer. Styret bør ikke bare se på historiske tall, men også diskutere utvikling, risiko, muligheter og tiltak fremover.

God virksomhetsstyring handler derfor også om å skape et godt samspill mellom eier, styre og daglig leder.

Et aktivt styre bør blant annet stille spørsmål som:

• Har vi god nok økonomisk oversikt?
• Har vi riktige nøkkeltall?
• Forstår vi de viktigste risikoene?
• Har vi tydelige prioriteringer?
• Følger vi opp strategien godt nok?
• Tar vi beslutninger på riktig grunnlag?

Når styret brukes riktig, kan det bli en viktig støtte for både eier og ledelse.

Fra magefølelse til styring

Mange små og mellomstore bedrifter drives av dyktige eiere og ledere med sterk gjennomføringsevne, god bransjekunnskap og tett kontakt med kunder og ansatte. Det er en stor styrke.

Men i en mer krevende hverdag er det ikke alltid nok å styre etter erfaring og magefølelse alene.

Virksomheter som lykkes over tid, kombinerer erfaring med bedre struktur, tydeligere nøkkeltall, bedre økonomisk innsikt og mer systematisk oppfølging.

Det er nettopp dette Styrket Bedrift handler om.

En styrket bedrift vet hvor den skal, forstår hvordan den ligger an, tar bedre beslutninger og har kompetansen som trengs for å gjennomføre.