Nøkkeltallene alle SMB-ledere bør følge med på

Mange små og mellomstore bedrifter har mer informasjon tilgjengelig enn noen gang. Regnskapet ligger klart, rapporter kan hentes ut og systemene inneholder mye data.

Likevel er det ikke alltid tallene brukes aktivt til å styre virksomheten bedre.

I webinaret «Fra magefølelse til styring - bedre økonomisk kontroll i SMB» snakket vi om hvordan erfaring, teft og bransjekunnskap er en stor styrke i mange små og mellomstore virksomheter. Samtidig er det sjelden nok å styre etter magefølelse alene.

Påmelding

Når marginene presses, kostnadene øker og likviditeten svinger, trenger eiere, ledere og styrer et bedre beslutningsgrunnlag. Da blir gode nøkkeltall viktige.

Nøkkeltall for SMB handler likevel ikke om å følge med på alt, men det handler om å følge med på de tallene som faktisk sier noe om utviklingen i virksomheten og som gjør det lettere å ta gode beslutninger i tide.

Fra tall til styringsinformasjon

Alle virksomheter har tall, men ikke alle har styringsinformasjon og dette er en viktig forskjell.

Tall viser hva som har skjedd. Styringsinformasjon hjelper oss å forstå hva tallene betyr, hvilke faresignaler vi bør se etter og hvilke tiltak vi bør sette inn.

Et godt nøkkeltall bør hjelpe virksomheten med å svare på tre enkle spørsmål:

• Hvordan ligger vi an?
• Hva bør vi være bekymret for?
• Hva bør vi gjøre nå?

Hvis nøkkeltallet ikke hjelper oss å forstå situasjonen eller utløse handling, er det kanskje ikke et godt styringstall.

Her er syv nøkkeltall alle SMB-ledere bør ha et bevisst forhold til.

1. Omsetning - men ikke alene

Omsetning er ofte tallet mange følger først og det er naturlig. Omsetningen sier noe om salg, aktivitet og utvikling i markedet, men omsetning alene kan gi et for positivt bilde. En virksomhet kan ha høy aktivitet, mange kunder og økende omsetning, samtidig som lønnsomheten svekkes. Det kan skyldes lavere priser, økte kostnader, mer rabattbruk eller at veksten binder mer kapital enn planlagt.

Derfor bør omsetning alltid ses sammen med marginer, kapasitet og likviditet.

Spørsmål ledelsen bør stille:

• Tjener vi penger på veksten?
• Hvilke kunder, produkter eller tjenester driver utviklingen?
• Har vi kapasitet til å levere lønnsomt?

 Omsetning er viktig, men den forteller bare starten på historien.

2. Bruttofortjeneste og margin - tjener vi nok på det vi selger?

Marginer er blant de viktigste nøkkeltallene i små og mellomstore bedrifter.

For handelsbedrifter kan dette handle om varekost, rabatter, svinn og prising. For tjenestebedrifter kan det handle om timebruk, faktureringsgrad, innleie, underleverandører og prosjektgjennomføring.

Små endringer i margin kan få store konsekvenser. En bedrift kan øke omsetningen og likevel få svakere resultat dersom marginene faller.

Derfor bør ledelsen følge med på marginutviklingen over tid og ikke bare se på salget isolert.

Gode spørsmål kan være:

• Er marginene stabile, økende eller fallende?
• Hvilke kunder eller tjenester har best og svakest margin?
• Gir vi rabatter uten å forstå konsekvensen?
• Har økte kostnader blitt tatt inn i prisene våre?

 Marginer er ofte der lønnsomheten enten bygges eller forsvinner.

3. Lønn og kapasitet - bruker vi ressursene riktig?

For mange SMB-bedrifter er lønn en av de største kostnadene. Derfor er det viktig å følge lønnskostnader tett, men lønn handler ikke bare om kostnad. Det handler også om kapasitet, kvalitet og leveranseevne.

Et relevant nøkkeltall kan være lønnskostnader i prosent av omsetning. For tjenestebedrifter kan det i tillegg være viktig å følge med på faktureringsgrad, timer brukt på kundeoppdrag, intern tid, sykefravær og kapasitet fremover.

Spørsmål ledelsen bør stille:

• Utvikler lønnskostnadene seg i takt med inntektene?
• Har vi riktig kapasitet til det vi skal levere?
• Bruker vi for mye tid på aktiviteter som ikke skaper verdi?

 Målet er ikke lavest mulig bemanning. Målet er riktig bemanning, riktig bruk av kompetanse og god sammenheng mellom kapasitet og inntekter.

4. Likviditet - har vi penger når regningene kommer?

Likviditet er et av de viktigste nøkkeltallene i alle virksomheter.

Resultatet kan se greit ut på papiret, men hvis pengene ikke kommer inn i tide, kan virksomheten likevel få problemer. Mange lønnsomme bedrifter kan oppleve krevende perioder fordi likviditeten blir for svak.

Derfor bør SMB-ledere ha oversikt over likviditeten fremover, ikke bare saldoen på konto i dag.

Det er særlig viktig å følge med på forventede innbetalinger, kommende utbetalinger, skatt og avgifter, lønn, feriepenger, investeringer, renter, avdrag og sesongsvingninger.

En enkel likviditetsprognose for de neste 4-8 ukene kan gi betydelig bedre økonomisk kontroll.

Spørsmål å stille:

• Har vi nok likviditet de neste ukene?
• Hvilke større utbetalinger kommer?
• Hvilke kunder betaler sent?
• Må vi fakturere raskere eller følge opp betaling tettere?

 Likviditet handler ikke bare om kontroll. Det handler om handlingsrom.

5. Kundefordringer - får vi betalt i tide?

Kundefordringer er penger virksomheten har tjent, men ennå ikke fått innbetalt.

For mange SMB-bedrifter er dette et undervurdert nøkkeltall. Det hjelper lite å selge godt dersom pengene kommer for sent. Store eller økende kundefordringer kan skape likviditetsutfordringer, økt risiko og mer administrasjon.

Derfor bør virksomheten følge med på hvor mye som står utestående, hvor gamle kravene er, hvilke kunder som betaler sent, og om fakturering skjer raskt nok etter levering.

Gode spørsmål kan være:

• Fakturerer vi raskt nok?
• Følger vi opp forfalte krav systematisk?
• Binder kundefordringer for mye kapital?

 Å få betalt i tide er en viktig del av god virksomhetsstyring.

6. Avvik - forstår vi hvorfor tallene endrer seg?

Resultatet er viktig, men det viktigste er å forstå hvorfor resultatet utvikler seg som det gjør.

Derfor bør ledelsen og styret ikke bare se på resultatet, men også på avvik. Hva er forskjellen mellom faktisk resultat og budsjett? Hva er forskjellen fra forrige måned eller samme periode i fjor? Hva skyldes endringene?

Avvik er ikke farlige i seg selv. Det farlige er avvik som ikke forklares, ikke forstås eller ikke følges opp.

Spørsmål å stille:

• Hva er de viktigste avvikene denne måneden?
• Skyldes avvikene volum, pris, kostnad eller timing?
• Er avvikene midlertidige eller varige?
• Hvilke tiltak er besluttet?

 God virksomhetsstyring handler ikke om å unngå alle avvik, men det handler om å forstå dem tidlig nok til å kunne handle.

7. Tiltak - skjer det vi har bestemt?

Et ofte undervurdert nøkkeltall er gjennomføring.

Mange virksomheter er flinke til å diskutere utfordringer. Mange er også flinke til å beslutte tiltak. Men oppfølgingen kan bli svakere.

Derfor bør virksomheten ha en enkel oversikt over tiltak:

• hva er besluttet?
• hvem har ansvar?
• hva er fristen?
• hva er status?
• hvilken effekt forventes?

Dette er kanskje ikke et tradisjonelt økonomisk nøkkeltall, men det er et viktig styringstall.

Hvis tiltak ikke følges opp, hjelper det lite at tallene er gode og analysene riktige.

En styrket bedrift kjennetegnes ikke bare av at den ser hva som skjer. Den gjør noe med det.

Start enkelt med en månedlig styringspakke

Det er lett å gjøre virksomhetsstyring mer komplisert enn det trenger å være.

For mange SMB-bedrifter holder det å starte med en enkel månedlig styringspakke:

• én side med økonomisk status
• 5-7 nøkkeltall
• kort kommentar til utvikling og avvik
• enkel likviditetsoversikt for de neste ukene
• tiltaksliste med ansvar og frist

Dette kan være nok til å løfte kvaliteten på dialogen mellom eier, leder og styre betydelig. Det viktigste er ikke å lage den perfekte rapporten, men å skape en fast rytme for å se på utviklingen, stille gode spørsmål og følge opp beslutninger.

Nøkkeltallene skal skape handling

Nøkkeltall har liten verdi dersom de bare presenteres og arkiveres. De skal brukes til å forstå virksomheten bedre, gi grunnlag for bedre prioriteringer, oppdage faresignaler tidligere og sette inn riktige tiltak i tide.

I en styrket bedrift brukes tallene aktivt og ikke for å komplisere hverdagen, men for å gjøre den tydeligere. Ikke for å erstatte erfaring og magefølelse, men for å gjøre dem sterkere.

Spørsmål du kan ta med tilbake til egen virksomhet

Som en enkel start kan du stille disse spørsmålene:

• Hvilke 5-7 nøkkeltall følger vi fast hver måned?
• Forstår vi hvilke kunder, produkter eller tjenester vi tjener mest på?
• Har vi oversikt over likviditeten de neste 4-8 ukene?
• Vet vi hvilke avvik som krever tiltak?
• Følger vi faktisk opp tiltakene vi har bestemt?
• Bruker vi tallene aktivt i ledermøter og styremøter?

Hvis svaret på flere av spørsmålene er nei, er det ikke nødvendigvis et problem. Det er et godt sted å starte.

Vil du lære mer om virksomhetsstyring i SMB?

Dette er en del av samarbeidet Styrket Bedrift mellom NHOSH og Aider.

Gjennom høsten deler vi fagartikler og webinarer med praktiske råd for små og mellomstore bedrifter som ønsker bedre oversikt, bedre beslutninger og økt verdiskaping.

Neste gratis webinar - 24. september kl. 08.30 – 09.00
Handler om: Bedre beslutninger i en krevende hverdag
Påmelding