Prøvetid i arbeidsforhold – fem hovedpunkter å huske på

Av Anna Hjelle, advokat i NHO Service og Handel

En avtale om prøvetid gir arbeidsgiver en mulighet til å kunne vurdere den ansattes tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet og pålitelighet med en lavere terskel for oppsigelse grunnet disse forholdene i prøvetidsperioden. Det er derfor viktig å kjenne til reglene for dette og å bruke prøvetidsperioden godt når den gjelder. 

Hvorfor prøvetid?

Det kan i forbindelse med ansettelsen avtales prøvetid med både faste og midlertidige ansatte. Hvis prøvetid er avtalt, gjelder det noen særregler. Det er blant annet en lavere terskel for oppsigelse ved arbeidstakers forhold (tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet), den gjensidige oppsigelsesfristen er normalt kortere (14 dager) og arbeidstakeren har i utgangspunktet ikke rett til å stå i stilling hvis han/hun utfordrer oppsigelsen for domstolene. Selv om det er valgfritt, bør det derfor alltid inngås en avtale om prøvetid.

Krav om skriftlig avtale

Det er viktig å kjenne til at prøvetid må avtales med den enkelte for at særreglene nevnt ovenfor skal gjelde. I tillegg krever arbeidsmiljøloven at en slik avtale må være skriftlig, og den må i utgangspunktet inngås før arbeidsforholdet er påbegynt. Videre følger det av arbeidsmiljøloven at bestemmelser om prøvetid skal fremgå av selve arbeidsavtalen, så husk å få det med der.

Varighet, beregning og forlengelse

Før var det anledning til å avtale maksimalt seks måneder prøvetid uavhengig av ansettelsesform (fast eller midlertidig ansettelse) og arbeidsforholdets avtalte varighet. Dette er fremdeles hovedregelen og gjeldende maksgrense ved faste ansettelser. 

Merk at det fra 1. juli 2024 ble lovfestet en begrensing på hvor lang prøvetiden kan være for midlertidige ansatte. Lovendringen er at prøvetiden for disse ikke kan overstige halvparten av arbeidsforholdets varighet. For en midlertidig ansettelse på f.eks. seks måneder, vil maksimal gyldig prøvetidsperiode derfor være tre måneder.

Prøvetiden regnes i alle tilfeller fra tiltredelsesdato til og med tilsvarende dato i utløpsmåneden. For eksempel vil en prøvetid på seks måneder som starter å løpe 15. januar utløpe ved dagens slutt den 15. juli, ikke 14. juli.

Hvis en ansatt er fraværende fra arbeidet i prøvetiden kan arbeidsgiver i noen tilfeller forlenge den avtalte prøvetidsperioden tilsvarende perioden vedkommende har hatt fravær. Fravær som gir rett til forlengelse er for eksempel sykefravær eller fravær for foreldrepermisjon. Det er her viktig å kjenne til at en forlengelse kan kun skje hvis arbeidstaker er blitt skriftlig orientert om adgangen til dette ved ansettelsen og videre kun hvis arbeidsgiver har gitt skriftlig beskjed til arbeidstaker om forlengelsen før den opprinnelige prøvetidens utløp. Husk derfor, i første omgang, å ta dette inn i arbeidsavtalen.

Det er også tatt inn i arbeidsmiljøloven § 15-6 at det ikke kan avtales ny prøvetid hvis en ansatt skal fortsette i samme stilling eller i en stilling som i det vesentlige er likeartet stillingen den ansatte har hatt i samme selskap fra før. Hvis en midlertidig ansatt blir fast ansatt, kan man likevel avtale en ny prøvetid hvis den samlede ansettelsestiden og ny prøvetid ikke overstiger seks måneder.

Det er ikke fritt frem å avslutte arbeidsforholdet ved prøvetidens slutt

Prøvetiden er i seg selv ikke en midlertidig ansettelse som automatisk opphører ved prøvetidens slutt. Det er altså ikke anledning til å bruke formuleringer i arbeidsavtalen, eller å praktisere en ordning, som innebærer at den ansatte vil bli vurdert for fast eller videre ansettelse etter prøvetids utløp. En ansatt er fast, eventuelt midlertidig, ansatt fra dag én.

 Dersom en arbeidsgiver ønsker å avslutte ansettelsesforholdet i prøvetidsperioden, må en oppsigelsesprosess igangsettes og oppsigelsesbrev gis før prøvetidens utløp. Det er viktig å huske på at selv om det er noe lavere terskel ved oppsigelse grunnet arbeidstakers forhold i prøvetiden, kreves det også her – som ellers – saklig grunn. Det er da viktig å ha brukt prøvetiden godt hvis det skulle bli aktuelt å gå til oppsigelse.

Slik bruker du prøvetiden riktig

Prøvetiden må brukes godt og fra start for å få vurdert om arbeidstaker tilpasser seg stillingen og har den nødvendige faglige dyktigheten og påliteligheten. Det bør derfor gjennomføres jevnlige møter med den ansatte i hele prøvetidsperioden som dokumenteres, for eksempel etter én, tre og fem måneder ansettelse.

Arbeidsgiver har også ansvar for å gi arbeidstaker grundig opplæring og oppfølging i prøvetiden. Hvis den ansatte ikke tilpasser seg arbeidet som forventet, eller mangler faglig dyktighet, må arbeidsgiver forsøke å avhjelpe dette ved å tilby ekstra opplæring og være tydelig på forventningene fremover.

Det er videre viktig at arbeidsgiver gir tilbakemeldinger på eventuelle feil og mangler, og konkret veiledning på hvordan dette kan rettes opp, slik at den ansatte får mulighet til å vise forbedringer.

Husk også å dokumentere samtalene med den ansatte og hva man har blitt enige om med tanke på forventet fremdrift og forbedring.

Vi anbefaler alle medlemmer i NHO Service og Handel å benytte seg av veilederne og malene som ligger tilgjengelig på arbeidsgiverportalen www.arbinn.nho.no. Der er det også en egen informasjonsside om prøvetid.