Nedbemanning kan være en krevende prosess for alle involverte. Det stilles strenge krav til saksbehandling samtidig som den praktiske gjennomføringen skal foregå på en slik måte at de berørte ivaretas på en god måte.
Av Elisabeth Arctander, advokatfullmektig i NHO Service og Handel
Til forskjell fra oppsigelser som er begrunnet i forhold hos den enkelte ansatte, er nedbemanning begrunnet i forhold ved virksomheten. Begge tilfeller er regulert i arbeidsmiljøloven ("aml.") § 15-7 og forutsetter at det kan påvises en saklig grunn. Typiske eksempler på saklige grunner for nedbemanning er overkapasitet i bedriften, behov for innsparinger og ønske om å drive mer effektivt.
Mange arbeidsgivere har gjerne god oversikt over regelverket og de ulike stegene i prosessen. Samtidig kan den praktiske gjennomføringen oppleves som krevende. Vi vil derfor gi dere syv overordnede råd som kan hjelpe dere på veien for å få til en god prosess.
1. Sett av god tid til grundige forberedelser
Sett av nok tid til gode forberedelser og gjennomføring av nedbemanningen. En grundig og godt planlagt prosess kan spare bedriften for kostbare og tidkrevende konflikter.
Dersom dere gjennomfører en forhastet prosess, er dessuten risikoen større for at saksbehandlingsreglene brytes. Dette har selvsagt også en annen side, en rask prosess kan føre til negativ påvirkning på arbeidsmiljøet. På den andre siden risikerer arbeidsgiver potensielt å miste dyktige medarbeidere dersom prosessen henger over de ansatte i for lang tid.
Start derfor kartleggingen tidlig og dokumenter de foreløpige vurderingene dere gjør rundt behovet for nedbemanning, mulig omfang, og hvordan dere tenker at dette kan gjennomføres. Lag samtidig en foreløpig og realistisk fremdriftsplan. Den bør tidfeste hva som skal gjøres og når dette tenkes gjort.
2. Involver de tillitsvalgte tidlig i prosessen
I en nedbemanningsprosess er det mye som skal/bør drøftes og avklares for å kartlegge hvilke behov som foreligger og hvordan disse behovene på best mulig måte kan avhjelpes.
Enkelte bedrifter er pålagt å drøfte spørsmål om omlegging av drift og sysselsetting med de tillitsvalgte etter Hovedavtalen mellom NHO og LO. Større bedrifter (mer enn 50 ansatte) er i tillegg forpliktet til dette etter arbeidsmiljølovens regler. Også ved masseoppsigelser (oppsigelser av 10 eller flere ansatte) må man gjennomføre drøftelser med bedriftens tillitsvalgte. Selv om dere ikke er bundet av Hovedavtalen direkte, er vår anbefaling uansett at dere gjennomfører drøftelser med de tillitsvalgte for å skape tillit og en god prosess.
Dere kan selvsagt drøfte det dere måtte ønske med de tillitsvalgte. Imidlertid må dere uansett drøfte med de tillitsvalgte i) behovet for nedbemanning, ii) omfanget av nedbemanningen, iii) gjennomføringen av nedbemanningsprosessen, iv) utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier.
Gjennom samarbeid skapes tillit i forhold til de ansatte. Det kan redusere risikoen for dyre og tidkrevende konflikter. Kan dere i tillegg dokumentere at det har vært et godt samarbeid med de ansattes representanter, er dette positivt dersom saken blir prøvd rettslig.
3. Dokumenter prosessen
Det er viktig å sikre god dokumentasjon og notariatet rundt prosessen. Manglende dokumentasjon kan både svekke troverdigheten i forholdet til de tillitsvalgte, de ansatte og eventuelt domstolen. Husk at det er arbeidsgiver som har bevisbyrden dersom oppsigelsen blir prøvd rettslig.
Dere bør eksempelvis kunne dokumentere:
4. Husk arbeidsmiljøloven formelle regler
Være nøye med å følge alle de formelle kravene til saksbehandling slik at arbeidsmiljøloven og eventuelt gjeldende tariffavtale blir fulgt. Brudd på et formalkrav i arbeidsmiljøloven kan i verste fall medføre at oppsigelsen settes til side som ugyldig, jf. aml. § 15-5.
Typiske feil som kan medføre et slikt utfall er eksempelvis der arbeidsgiver ikke avholder et individuelt drøftelsesmøte med hver enkelt ansatt som vurderes sagt opp i tråd med aml. § 15-1 eller der det er mangler ved oppsigelsesbrevet etter § 15-4. Mange er heller ikke oppmerksom på at arbeidsmiljøloven krever at oppsigelsesbrevet overleveres personlig eller sendes som rekommandert post. Endringene knytter seg blandt annet til plikten å tilby annet passende arbeid.
5. Det individuelle drøftelsesmøtet
Etter at arbeidsgiver med utgangspunkt i de fastsatte utvelgelseskriteriene har gjort grundige, foreløpige vurderinger av de ansatte innenfor utvelgelseskretsen, sitter en igjen med personer som vurderes som overtallige. Før endelig beslutning om oppsigelse treffes, er arbeidsgiver pålagt å avholde et individuelt drøftingsmøte med den (evt. med hver enkelt om det er flere) som vurderes oppsagt, jf. aml. § 15-1. Dette er en plikt og ett av formalkravene som er vist til i punkt 4.
Formålet med møtet er å la arbeidstaker kunne imøtegå de foreløpige vurderingene arbeidsgiver har gjort, før en endelig beslutning om oppsigelse blir tatt. For å få et best mulig grunnlag for beslutningen er det derfor lurt å oppfordre arbeidstakeren til å stille spørsmål og kommentere det grunnlaget arbeidsgiver fremlegger i møtet.
Det er viktig at eventuelle sosiale forhold som bør vektlegges i den endelige interesseavveiningen, avklares i dette møtet. Arbeidsgiver bør derfor eksplisitt oppfordre arbeidstaker til å opplyse om slike forhold foreligger. Eksempler på sosiale forhold er høy alder, alvorlig sykdom i familien o.l.
Innkallingen til drøftelsesmøte bør sendes innen rimelig tid, slik at den ansatte får muligheten til å områ seg og eventuelt rekke å ta kontakt med ønsket rådgiver.
6. Viktigheten av å vurdere "annet passende arbeid"
En oppsigelse vil ikke være saklig dersom virksomheten har "annet passende arbeid" å tilby den ansatte, jf. aml. § 15-7 andre ledd. Plikten til å tilby annet passende arbeid gjelder som hovedregel for alle stillinger i virksomheten, og ikke bare innenfor den fastsatte utvelgelseskretsen. Plikten til å tilby annet passende arbeid omfatter kun ledige stillinger som ikke allerede er besatt (udekket arbeidsbehov) og som den ansatte er kompetent til.
Merk at det også har kommet utvidede regler for nedbemanning i konsern med virkning fra 1. januar 2024.
7. Søk gjerne juridisk bistand tidlig i prosessen
Avslutningsvis vil jeg oppfordre dere til å ta kontakt med en advokat tidlig i prosessen dersom dere står overfor en krevende nedbemanning. Om dere i etterkant av nedbemanningen mottar et krav om forhandlingsmøte etter aml. § 17-3, kan det være fornuftig å ha med seg en advokat. Særlig viktig er dette dersom arbeidstakeren selv møter med en rådgiver.
En nærmere prosessveileder som tar for seg de ulike stegene i en nedbemanningsprosess, ligger tilgjengelig for NHO Service og Handels medlemmer på www.arbinn.no. På samme side finner dere flere maler, eksempelvis maler for referat med de tillitsvalgte, innkalling til drøftelsesmøte og oppsigelsesbrev som kan benyttes.
Minner om lovendringene fra 1. januar 2024 for nedbemanning i virksomheter som er del av et konsern. Disse endringene knytter seg blant annet fortrinnsrett etter nedbemanning og plikten til å tilby annet passende arbeid.
Fortell oss hva du leter etter og gi oss dine innspill! Hvis du oppgir e-post, kan vi kontakte deg ved behov. Vi kan dessverre ikke besvare alle henvendelser, men din tilbakemelding hjelper oss å gjøre nettstedet bedre.