6 tips før Arbeidstilsynet kommer

Av Elisabeth Marie Haare Arctander, advokat i NHO Service og Handel

Arbeidstilsynet har som en av sine hovedoppgaver å sikre at norske virksomheter overholder lovpålagte regler innen helse-, miljø-, og sikkerhet (HMS). Dette gjør de blant annet ved å gjennomføre meldte tilsyn, uanmeldte tilsyn og dokumentinnsyn.

Arbeidstilsynet har varslet økt tilstedeværelse og antall tilsyn i 2025 og har hittil i år gjennomført i overkant av 10 000 tilsyn.

I denne artikkelen vil vi gjennomgå seks tips for hvordan vi mener bedrifter kan stille best mulig forberedt på et tilsyn fra Arbeidstilsynet:   

1. Jobb systematisk med HMS over tid

HMS-arbeid er ikke et engangstiltak, men en kontinuerlig prosess som krever planlegging, oppfølging og forbedring over tid. Bedriften bør ha tydelige rutiner, klarlegge og vurdere risiko jevnlig, samt iverksette tiltak som faktisk følges opp i praksis.

Dersom bedriften har et bevisst forhold til dette arbeidet og har gode systemer som sikrer at prosessene kan dokumenteres, vil også et tilsyn fra Arbeidstilsynet være lettere og mindre tidkrevende å håndtere.

2. Ha en skriftlig rutine for tilsyn

Vi anbefaler at bedriften har en skriftlig rutine som beskriver roller og ansvarsfordeling under et tilsyn i bedriften.  

Typiske ansvarsområder som må fordeles, er hvem som skal være til stede under tilsynet, hvem som skal sørge for å ha relevant dokumentasjon tilgjengelig (f.eks. arbeidsavtaler, internkontrollsystem, overtidslister mv.) og hvem som skal følge opp eventuelle pålegg fra Arbeidstilsynet i etterkant av tilsynet.

For å sikre kontinuitet i prosessen, kan det være fornuftig å ha en nøkkelperson i bedriften som følger prosessen fra forberedelsesfasen og frem til tilsynssaken er endelig avsluttet.

3. Forbered varslede tilsyn

Vanligvis sender Arbeidstilsynet et brev og varsler at de vil komme på tilsyn i bedriften. Arbeidstilsynet vil i samme brev også redegjøre for hva som vil være hovedtema for tilsynet og hvilken dokumentasjon de vil be om at bedriften legger frem. 

Vi anbefaler at dere bruker tilden fra dere får varsel om tilsyn, og frem til tilsynsdato, godt. Gjør klar den etterspurte dokumentasjonen og sørg for å få en oversikt over de hovedtemaene som Arbeidstilsynet har varslet at de vil inspirere under tilsynet.  

4. Ha god dialog med Arbeidstilsynet

Holdt en tett og god dialog med Arbeidstilsynet før-, under og etter en tilsynsprosess. Be Arbeidstilsynet om nærmere veiledning dersom det er noe som er uklart.

En tett dialog underveis i prosessen kan også bidra til å rydde eventuelle faktiske- og rettslige uklarheter av veien så tidlig som mulig prosessen, og sikre at Arbeidstilsynet treffer en beslutning på korrekt grunnlag.  

5. Respekter gitte frister

Respekter de fristene Arbeidstilsynet setter. Overtredelser av Arbeidstilsynets frister kan føre til strenge reaksjoner, som for eksempel tvangsmulkt/dagbøter.

Dersom bedriften har et begrunnet behov for å be om lengre tid, er det viktig at dere snarest mulig tar kontakt med Arbeidstilsynet og ber om en utsatt frist. Dette bør gjøres i god tid innenfor den opprinnelige fristen. Bedriften bør også begrunne behovet for utsatt frist. Vi anbefaler at dere tar direkte kontakt med den ansvarlige saksbehandleren i saken og at dette gjøres skriftlig.

Er vedtaket fattet og klagefristen utløpt, kan virksomheten anmode om ny frist. I så fall må Arbeidstilsynet endre vedtaket av eget tiltak etter reglene i forvaltningsloven. 

6. Søk råd tidlig i prosessen

Søk råd tidlig i prosessen og be om nærmere veiledning fra Arbeidstilsynet om det er noe som er uklart. Se mer her

Som medlem i NHO Service og Handel har dere tilgang til gratis juridisk bistand innen individuell- og kollektiv arbeidsrett. Ta kontakt med oss dersom dere ønsker råd og veiledning i forbindelse med et tilsyn fra Arbeidstilsynet. 

Og som alltid – er dere medlem i NHO finner dere nyttige artikler, veiledere og maler på Arbinn.no, også om dette temaet.